Tus ventas por WhatsApp, en un tablero y no en la memoria de alguien.

Un CRM es donde guardas quién te escribió, qué pidió y en qué quedó. Uno para WhatsApp hace eso dentro de las conversaciones: nadie tiene que copiar datos de un chat a un Excel.

Con WhatsApp Business solo, cada chat es una burbuja suelta en un celular. No sabes quién atendió a quién, cuántos clientes esperan su cotización ni de qué anuncio llegaron.

La diferencia con un CRM tradicional está en dónde trabaja tu equipo. En un CRM tradicional, el vendedor atiende en el celular y después pasa los datos a otra pantalla, si se acuerda. En un CRM para WhatsApp, la conversación y la ficha del cliente están en el mismo lugar, y la ficha se llena con lo que el cliente ya dijo en el chat.

• Una bandeja para WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, compartida por todo el equipo.
• Cada conversación con su responsable: se sabe quién atiende a quién.
• Tablero de ventas con la etapa de cada cliente y tareas para hoy.
• De qué campaña llegó cada cliente, para saber qué anuncio trae ventas.
• Un resumen de cada conversación: qué pidió, para cuándo y por dónde llegó.
• Respuesta a cualquier hora con tu información, y seguimiento al que se quedó callado (máximo dos veces).

1. 1Llega el mensajeUn cliente escribe por WhatsApp, Instagram, Messenger o Telegram. Todos los mensajes entran a la misma bandeja, sin importar el canal. Si llegó desde un anuncio, queda registrada la campaña de origen.
2. 2Se responde al toqueTracta contesta con la información que cargaste: qué incluye tu servicio, en qué horario atiendes, qué datos necesitas para cotizar. Si le preguntan algo que no sabe, no inventa: le pasa la conversación a tu equipo.
3. 3Se arma la fichaCon lo que el cliente fue diciendo, la conversación queda resumida: qué necesita, el volumen, la pregunta clave, por dónde llegó y cuál es el siguiente paso. Nadie tiene que tipearlo.
4. 4Pasa a una personaLa conversación se asigna a alguien de tu equipo, que la recibe con el resumen. Desde ahí atiende esa persona, y el resto del equipo ve que ese cliente ya tiene responsable.
5. 5Avanza en el tableroEl cliente aparece en el tablero de ventas con su etapa. Cada mañana, cada vendedor ve sus tareas para hoy: a quién le debe una cotización y a quién hay que volver a escribir.
6. 6Seguimiento si se callaSi el cliente pidió precio y no respondió, Tracta le vuelve a escribir dos veces como máximo. Si contesta, la conversación vuelve a su responsable.

Así se ve el recorrido con una empresa de transporte ficticia. El cliente escribe un domingo en la noche, desde un anuncio de Instagram:

Si un cliente pide precio y se queda callado, Tracta le vuelve a escribir a las 4 horas y otra vez a las 22. Después ya no insiste.

Deja al menos 6 horas entre un intento y otro, no manda más de 50 seguimientos al día, y si el cliente dice «ya no me escribas», no le escribe más.

Los dos intentos caen dentro de las 24 horas que WhatsApp deja para responder con mensajes libres. Pasado ese plazo, WhatsApp solo deja escribir primero con una plantilla aprobada por Meta.

En muchas empresas, el WhatsApp de ventas vive en un celular que se pasan entre dos o tres personas, o en una computadora con WhatsApp Web abierto. Así se cruzan respuestas, dos personas contestan al mismo cliente o nadie le contesta porque cada uno pensó que lo haría el otro.

En Tracta todo el equipo entra a la misma bandeja y cada conversación tiene su responsable. Si alguien sale de vacaciones, sus conversaciones se pueden pasar a otra persona y el historial va con ellas.

Si pagas anuncios en Facebook o Instagram que llevan a WhatsApp, cada cliente que entra queda con su campaña de origen. Cuando un cliente avanza en el tablero, sabes de qué anuncio vino, y cuando se queda en la primera pregunta, también.

Así la conversación sobre el presupuesto de anuncios se tiene con datos de tus propios chats, y no con la sensación de que «ese anuncio funcionó».

• Cotizas antes de vender.
• Te escriben todos los días por tus anuncios.
• Atienden dos o más personas.
• Las cotizaciones enviadas se quedan sin respuesta y nadie vuelve a escribir.
• Tus clientes te escriben por más de un canal: WhatsApp, Instagram, Messenger o Telegram.

Si estás en el primer caso, la app WhatsApp Business con etiquetas y respuestas rápidas te alcanza. Empieza por ahí.

• Recibes pocos mensajes al mes y los contestas tú mismo, a tiempo.
• Vendes por agenda de citas o reservas: Tracta no agenda.
• Necesitas que el sistema cobre o envíe links de pago: no lo hace. Si el cliente dice que pagó o manda un voucher, se lo pasa a una persona.
• Buscas un sistema de contabilidad, facturación o inventario: Tracta ordena lo que pasa en el chat.

1. 1Conectamos tus canalesWhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, en una sola bandeja.
2. 2Cargas tus precios y reglasLo que puede decir, lo que no, y cuándo te pasa la conversación.
3. 3Empieza a atenderY tú revisas cada conversación cuando quieras.